ホテル経営の柱は宴集会だから、予約のエキスパートが必要なわけで。

宿泊部門の予約担当とは別に、宴会部門には専従の予約担当セクションがある。役割としては、むしろ宿泊予約より重たいかもしれない。というのは、ホテルの総売上の中で結婚披露宴、謝恩会、商品展示会、会議・セミナーなど、いわゆる宴集会が占める割合は非常に大きいからだ。宴会なくしてホテル経営なし、というのは本当の話。

予約の中には、セールス担当が企業を訪問して取った宴会もあれば、お客さま側から直接入る結婚披露パーティーなどもある。それを全部「かしこまりました」と受けていたら、宴会場がいくらあっても足りない。そのあたりを上手にコントロールして、無駄なく、無理なく宴会場の予約を埋めていくのが、予約担当者の腕の見せどころ。過去の実績を参照しながら、忘年会や新年会などで予約の多い日時を見定め調整する、といった"プロの技"がもとめられるわけだ。

お客さまの意向を聞き、それに沿って宴集会の具体的な内容を決めていくのも大切な仕事。立食パーティーかそれとも着席スタイルか、コンパニオンや司会者は必要か、花は何を飾ろうか、料理の内容や量はどうするか、といったことを１つずつ決めていく。つまり、コンサルティングの仕事だね。そして、相談で決まった内容を他のセクションに伝える手配業務も、絶対に忘れちゃいけない重要な仕事だ。

計画していたことが実際にうまく運ぶかどうかは、フタを開けてみなければわからない。お客さまと相談しながら机上で描いた宴会内容が、そのとおりに滞りなく終わると、本当にホッとするというか、心から「よかったな」と思う。そのうえ「最高だったよ」とか、「また来年もお願いしますね」なんて言われたら、嬉しくてしょうがない。

この厳しい不況のご時世、今まで必ず同じ時期にパーティーを開いていた会社が突然、「今年は経費削減で取り止めます」なんていうことも珍しくない。過去の実績だけでは推し量りづらい世の中になっているのだ。

結婚披露宴なども、少子化・婚姻件数の減少が進む中、各ホテル間で激しい競争が繰り広げられている。予約担当としても“お客さまを逃さない”努力が、シビアに要求されるようになってきた。

宴会予約業務を通じて覚えられることはたくさんある。人の意見をしっかり聞いて形にすること。予算の中で組み立てること。断らなければいけない場合でも悪印象を与えないよう努めること。他のセクションと連携プレイで仕事をすること。さらに、お客さまのプロフィールは実にさまざまだから、見識も広がり、将来どんな仕事をしていくにせよ役立つことばかり。